Virtual Assistant

Slimmer werken door time management, hoe doe je dat?

Altijd druk en 28 uur nodig op een dag terwijl een dag maar 24 uur duurt? Is dit herkenbaar?
Dan is het hoog tijd om slimmer te gaan werken in plaats van harder!
De belangrijkse oorzaak van tijdgebrek ben jezelf. Onbewust zorg je voor heel wat oponthoud op een dag.

Wat zijn nu die echte tijdrovers?

  • uitstel van activiteiten;
  • telefoontjes en e-mail;
  • vergaderingen zonder agenda;
  • rommelige werkplek;
  • gebrek aan planning.

Hoge werk- en tijdsdruk zit vaak tussen de oren.
Ze worden niet veroorzaakt door datgene wat iemand gedaan heeft, maar het zijn de gedachte aan wat nog allemaal gedaan moet worden.

Er zijn diverse ‘symptomen’ aan te geven, die wijzen op (te) hoge werkdruk:

  • te veel taken, te weinig tijd;
  • niet toekomen aan belangrijke taken;
  • gevoel van stress en een gebrek aan controle;
  • gevoel hebben dat je niet aan je werk bent toegekomen;
  • kwaliteit van je werk neemt af.

Als je zonder plan aan het werk gaat en ad hoc je taken afhandelt, blijven waarschijnlijk de belangrijkste zaken liggen.
Time management is een vorm van tijdbeheersing waarbij je meester bent over je eigen tijd en je tijd niet over jou.
Je zult merken dat door slimmer werken, structuur in je werkzaamheden aanbrengen en bewuster plannen, je veel tijd kunt besparen.

 

Stap 1 – Meten is weten

Voordat je met time management aan de slag gaat is het belangrijk te weten waar het probleem precies zit.
Begin als nulmeting met het bijhouden van al jouw werkzaamheden gedurende 1 of 2 weken. Maak hier een overzicht van en hou bij hoeveel tijd je besteedt aan deze werkzaamheden. Vergeet niet het lezen en behandelen van e-mail hierin mee te nemen. Hou ook bij hoeveel onderbrekingen, bijvoorbeeld pauzes, telefoontjes, etc. er waren.
Is het overzicht klaar? Neem dan wat tijd om het overzicht te bekijken en identificeer de zogenaamde ‘quick wins’, die dingen die je nu al kunt doen (of laten doen) die jou direct tijdwinst opleveren.

 

Stap 2 – Welk resultaat wil je behalen?

Dit is misschien wel de belangrijkste stap die je met time management kunt behalen. Door niet te weten waar je naar toe gaat ben je richtingloos. Door resultaatgericht te werken geef je sturing aan alles wat je doet. Als je namelijk het resultaat helder en duidelijk hebt geformuleerd kun je richting bepalen en al jouw werkzaamheden hieraan toetsen.

 

Stap  3 – Doelen stellen

Nu je jouw resultaat helder en duidelijk hebt gedefinieerd kun je doelen gaan stellen. Maak een overzicht van de doelen die je op kort, middellang en lang termijn wilt behalen.
Let op dat deze doelen in overeenstemming zijn met het resultaat dat je wilt behalen.
Zorg dat de doelen die je stelt SMART zijn. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

 

Stap 4 – Prioriteiten stellen

Ben jij ook zo iemand die alles direct aanpakt wat op zijn bordje komt? Door de juiste prioriteiten te stellen maak je onderscheidt tussen de belangrijkere zaken en dat wat nog wel even kan wachten.
Je kunt prioriteiten stellen met cijfers (1 = hoog, 2 = middel, 3 = laag), woorden/letters (hoog, middel, laag) of met kleuren (rood, oranje, blauw).
Gebruik dat wat voor jou het beste en fijnste werkt.

 

Stap 5 – Maak een dag, week en maandplanning

Het resultaat is gedefinieerd en de doelen en prioriteiten zijn bepaald. Nu is het tijd om dit te vertalen naar een goede dag, week en maandplanning.
Door een goede planning te maken geef je structuur aan je werkzaamheden en voorkom je dat je dingen onnodig gaat uitstellen.
Plan jezelf niet voor de volle 100% in maar hou ook rekening met mogelijke uitloop van werkzaamheden, onverwachte zaken en ad hoc klussen.
Geef jezelf ook de ruimte om even niets te doen zodat je weer kunt opladen.

 

Stap 6 – Delegeren, uitbesteden en automatiseren

Niet alles waar jij verantwoordelijk voor bent dien je ook zelf uit te voeren. Dit is nogal eens een valkuil waar veel ondernemers intrappen.
Vaak kun je, of moet je juist een taak aan iemand anders uitbesteden.
Door hier efficient mee om te gaan kun je productiever zijn en bespaar je tijd.
Naast het uitbesteden kun je werkzaamheden ook gaan automatiseren. Denk hierbij aan het gebruik van templates, macro’s en alles wat je met een computer kunt doen of waarmee je je werk slimmer kunt uitvoeren.
Je kunt hierdoor vele uren per week besparen!

 

Wist je dat e-mail 1 van de grootste tijdverslinders is?
Je zult waarschijnlijk al gemerkt hebben dat het erg verleidelijk is om binnenkomende mail direct te gaan lezen en te behandelen.
Door ook hier meer structuur in aan te brengen kun je veel tijd besparen.

En last-but-not-least, ga het wiel niet opnieuw uitvinden!
Er zijn genoeg boeken, cursussen, coaches etc. beschikbaar met tips en tricks over time management.
Maak hier gebruik van of schakel YVAP in.

 

Wil jij dat YVAP voor jou alles overzichtelijk maakt en structuur in aanbrengt?
Dan hoor ik het graag van je!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.